È così che la compagnia aerea viene pagata per il volo.
Al momento del check-in, la compagnia aerea riceve il/i relativo/i tagliando/i di volo dal biglietto o dal biglietto elettronico. Il coupon, sia cartaceo che elettronico, è necessario per la compagnia aerea che opera il volo per reclamare il valore del volo di ritorno dall'agente di viaggio originale o dalla compagnia aerea che ha emesso il biglietto, e che ha ricevuto il denaro dall'acquirente in primo luogo. Il coupon (e il denaro) non viene trasferito prima perché, una volta fuori dalle mani dell'agente o dell'emittente originale, il volo ad esso relativo non può essere cancellato o modificato fino a quando il coupon (o il denaro) non viene ritrasferito all'emittente originale. Tutti devono giocare secondo le stesse regole, per garantire l'interoperabilità tra le compagnie aeree e gli agenti di viaggio in tutto il mondo.
Tuttavia, alcune compagnie aeree low cost, come EasyJet e Ryanair, non partecipano alla “normale” modalità di contabilizzazione dei biglietti, si limitano a raccogliere tutti i soldi al momento della prenotazione. Le agenzie di viaggio che desiderano vendere i loro voli devono organizzare l'utilizzo dei loro sistemi speciali e proprietari. Queste compagnie aeree sono libere di organizzare il loro sistema di check in, tuttavia, si adattano meglio alle loro esigenze. Hanno comunque interesse a sapere quante persone si presenteranno, a raccogliere informazioni sul passaporto o sull'immigrazione, se necessario, e a stimare il peso dei bagagli per il volo. Ma non hanno bisogno di rispettare le regole sui limiti di tempo.
** Spiegazione più lunga.**
Probabilmente avrete notato che spesso acquistate il vostro volo da una compagnia diversa dalla compagnia aerea stessa. Forse comprate il biglietto da un'agenzia di viaggi. O forse anche da un'altra compagnia aerea. Spesso molte compagnie aeree sono coinvolte in un itinerario complicato, come ad esempio un biglietto per il giro del mondo.
Ci sono molti milioni di agenzie di viaggio in tutto il mondo e centinaia di compagnie aeree. Ma non sono indipendenti. Le compagnie aeree spesso hanno bisogno di lavorare insieme, non solo in codeshares ma anche per i feed interline, e gli agenti di viaggio, ovunque si trovino, potrebbero vendere un viaggio per qualsiasi compagnia aerea. Per questo abbiamo bisogno di un sistema unico e universale per spostare il denaro tra le compagnie aeree. Non serve a nulla compensarlo per ogni singola transazione, (a meno che non siate un vettore low cost che vende i vostri biglietti da soli solo per i vostri voli).
Allora come fa il venditore di biglietti che raccoglie i vostri soldi a distribuirli ai vettori operativi e, cosa più importante (considerando che stiamo parlando di miliardi di dollari che si spostano in tutto il mondo ogni anno) qual è la pista di controllo per questo processo? Come si tiene traccia dei movimenti di cambio valuta in modo equo?
Quando si acquista un volo o un viaggio, si sta effettivamente acquistando un biglietto. Prima era un biglietto cartaceo, ma ora è elettronico. Ma il processo effettivo è lo stesso di prima, è solo un'implementazione elettronica della carta. Il biglietto è la prova per la compagnia aerea che avete pagato un'organizzazione di cui si fida per il volo. La compagnia aerea distribuirà il suo unico biglietto cartaceo solo alle agenzie di viaggio di cui si fida. Con la biglietteria elettronica, solo le agenzie di viaggio di cui si fida avranno accesso al proprio server di biglietteria elettronica. La compagnia aerea può anche fidarsi dei biglietti cartacei di altre compagnie aeree attraverso un processo formale chiamato accordo interlinea.
Il biglietto ha anche, per ogni volo, un “tagliando di volo” di un certo valore monetario ad esso collegato. Tale valore è determinato dalla tariffa appropriata per il viaggio.
Al check-in, ai vecchi tempi, si presentava il biglietto alla compagnia aerea. La compagnia aerea ha staccato (“ritagliato”) il coupon di volo dal biglietto e lo ha conservato. In cambio, avete ricevuto una carta d'imbarco. Alla fine del mese, la compagnia aerea ha raccolto tutti i tagliandi di volo cartacei e ha scoperto chi ha emesso ogni tagliando in base al numero di serie. Ha presentato i tagliandi ai loro emittenti originali e in cambio ha ottenuto il valore finanziario di quei tagliandi. Poiché questo accade solo una volta al mese, è molto più facile che il denaro che si muove in ogni transazione di biglietto.
Il sistema è esattamente lo stesso ora, tranne che i biglietti e i coupon sono strumenti elettronici che vengono trasferiti in background quando si effettua il check-in.
Inoltre, l'Associazione Internazionale del Trasporto Aereo pubblica un tasso di cambio mensile per tutte le valute in base alla media dell'ultimo mese, per garantire che i movimenti di valuta non influenzino ingiustamente qualsiasi singolo vettore. Se qualcuno ha domande su un biglietto fraudolento o su un pagamento inadempiente, c'è una chiara traccia cartacea da seguire.
Ma perché l'agente di viaggio non invia subito il denaro e non vi dà una sorta di ricevuta? Se si desidera modificare o annullare l'itinerario, l'agente di viaggio dovrebbe richiedere la restituzione di tutti i soldi e inviarli di nuovo. Quando si tratta di biglietti cartacei, per effettuare le modifiche potrebbero essere necessarie settimane. Inoltre, in alcune circostanze è necessario emettere un biglietto per i viaggi che avvengono più rapidamente di quanto il denaro possa essere spostato da un conto all'altro. Questo è in particolare nel caso di trasferimento di capitali tra alcuni paesi, come la Siria o l'Iran, dove i controlli sui capitali possono ritardare il regolamento di tale contabilità. Ha senso regolare il tutto dopo il viaggio con il sistema dei tagliandi di volo.
Quindi abbiamo bisogno di un sistema universalmente concordato per i tagliandi di volo da staccare e dare al vettore operativo. Nel caso di biglietti modificabili o cancellabili, abbiamo bisogno di un modo in cui il passeggero possa dire “Voglio assolutamente scambiare il mio tagliando di volo con un volo oggi”. L'orario concordato non è anteriore alle 24 ore prima della partenza del primo volo sul biglietto.
Sebbene il vettore aereo voglia conoscere i carichi finali e il peso dei bagagli, il vero motivo per il check-in è quello di facilitare la raccolta dei coupon.
Tuttavia, non tutte le compagnie aeree fanno parte di questo sistema. Alcune delle compagnie aeree low cost non si preoccupano del vantaggio di interoperabilità che questo sistema offre. Trovano che sia troppo costoso da gestire. Quindi hanno un loro modo di gestire la vendita dei biglietti e di gestire le finanze. Ogni agente di viaggio deve sottoscrivere il proprio sistema proprietario ed effettuare immediatamente i pagamenti. Tali compagnie aeree effettueranno il “check-in” secondo le proprie esigenze.