Partecipare a una conferenza accademica: che tipo di viaggio?

L'allegato II del Codice dei visti Schengen (regolamento UE regolamento 8102009 ) comprende un elenco non esaustivo di “documenti giustificativi” che fa un po’ di luce sulle categorie. Ecco le parti più rilevanti:

1. per viaggi d'affari:

2. per viaggi intrapresi a scopo di studio o altri tipi di formazione:

3. per viaggi intrapresi a scopo turistico o per motivi privati: […]

4. per viaggi intrapresi per eventi politici, scientifici, culturali, sportivi, religiosi o per altri motivi:

Quelli sono solo esempi, ma è chiaro che “studio” è decisamente fuori luogo, significa qualcosa di molto diverso e non avrete nessuno dei documenti elencati. Sia “business” che “culturale” potrebbero andare bene, il primo sembra abbastanza sicuro, soprattutto se si è impiegati presso l'università dove si sta svolgendo un dottorato di ricerca (presentare i documenti in tal senso).

Se si è ancora insicuri, si potrebbe anche semplicemente selezionare “altro” e scrivere “conferenza accademica” per evitare qualsiasi malinteso. È importante essere disponibili sul vostro scopo e presentare la maggior quantità possibile di documentazione pertinente, ma, a differenza di alcuni altri Paesi, l'area Schengen non ha categorie di visti rigorosamente definite. La categoria è lì per aiutare l'elaborazione, il vostro visto non menzionerà “affari” o “cultura” e non sarà controllato alla conferenza o altro (questo accade in alcuni altri luoghi come la Colombia).

Sono uno scienziato che lavora e che ha seguito un link a questa domanda di academia.stackexchange.com .

Il tipo di visto Schengen corretto per partecipare a una riunione scientifica è “Business”. Si tratta di una breve interazione per scopi professionali (anche gli studenti laureati sono considerati professionisti), e quindi rientra in questa categoria. Se si è in possesso di un passaporto di un paese waiver o si è qualificati per una delle altre esenzioni, è possibile ottenere automaticamente un visto di questo tipo. In caso contrario, è necessario seguire l'intero processo.

Tutti i motivi, tranne Business e Studio, non sono chiaramente e ovviamente non applicabili al vostro caso. Ignoriamoli.

Il vostro motivo principale per partecipare è la presentazione o la partecipazione? Se siete lì per presentare, dire “studiare” è ingannevole: non siete lì per imparare nulla. Se sei già laureato e hai già un lavoro (nel mondo accademico o nell'industria privata) penso che dovresti controllare Business. I soldi non devono per forza cambiare di mano perché qualcosa sia un viaggio di lavoro. Per esempio, quando viaggio per partecipare a una conferenza e imparare cose nuove, per me è un viaggio di lavoro. Quando viaggio per incontrare persone e discutere dei modi in cui la mia azienda può aiutarle in futuro, si tratta di affari anche se non faccio pagare per quella conversazione. E così via.

Non è che questa singola parola sia l'unica spiegazione che siete in grado di fornire, vero? Le verrà chiesto un po’ più di dettagli, vero? Allora andate con Business, e spiegate cosa state facendo e perché.

Ho dovuto richiedere un visto per un soggiorno di breve durata per partecipare a una conferenza di sviluppo nei Paesi Bassi e ho selezionato “Altro” in quanto nessuno corrisponde alla descrizione. Questo è diverso da una “conferenza professionale” (alcune certificazioni richiedono la partecipazione a un certo numero di conferenze professionali all'anno).

Durante il mio colloquio ho spiegato che stavo partecipando a una conferenza e ho fornito la seguente documentazione:

1. Lettera d'invito da parte degli organizzatori della conferenza.
2. Lettera d'invito. 2. Biglietto di viaggio
3. 3. Prenotazione dell'albergo
4. 5. Lettera del mio datore di lavoro che dichiara il mio stato di occupazione e il mio stipendio (prova dei fondi)

Non ho avuto problemi e mi è stato concesso il visto. Non mi sono presentato alla conferenza, tuttavia, e se lo fossi stato, questo avrebbe solo aiutato il processo di rilascio del visto.

Potrebbe essere diverso da paese a paese, ma per l'Italia, in quanto laureata internazionale in USA, mi è stato detto dal consolato che per partecipare a un congresso, deve essere turismo e non business. All'inizio ho scelto il business e ho seguito la lista di controllo dei documenti per il soggiorno di lavoro. Tuttavia, a differenza del turismo, la check-list per il business non menziona la conferma dell'alloggio e quindi non l'ho portata all'appuntamento. Fortunatamente mi hanno solo detto di inviargli la conferma via e-mail in un secondo momento e hanno comunque accettato la mia richiesta. Spero che questo possa essere utile per chi si recherà in Italia.

Siete pagati per presentare alla conferenza? Se così fosse, gli affari avrebbero senso. In caso contrario, però, questo è sicuramente un viaggio che fa parte dei vostri studi.